Hur kontrollerar man F-skatt och moms? Att verifiera en leverantörs skattestatus innebär att hämta aktuella uppgifter från Skatteverket och EU:s VIES-system (för utländska bolag) för att säkerställa att företaget är godkänt för F-skatt och aktivt redovisar moms. Detta skyddar ditt företag från att ovetandes bli medskyldigt till skattebrott.
Fokus i denna guide ligger på exakta kontrollprocesser, godkända källor och krav på dokumentation. Vill du istället få en övergripande bild av hur du bygger en säker attestkedja bör du läsa vår guide om leverantörskontroll. Om du redan står med en misstänkt faktura rekommenderar vi checklistan för bluffakturor.
Kort sammanfattning
- Skatteverket är huvudkällan för F-skatt och svenska momsuppgifter.
- VIES används för att verifiera VAT-nummer för leverantörer inom EU.
- Bolagsverket används för att bekräfta att bolaget är aktivt och korrekt identifierat.
- Kontrollen ska dokumenteras med datum, källa, organisationsnummer och resultat.
Vilka källor används för att kontrollera F-skatt och moms?
En professionell och juridiskt hållbar leverantörskontroll bygger uteslutande på att varje kritisk uppgift verifieras i sin rätta, officiella källa. Om en ekonomiavdelning börjar förlita sig på tredjepartstjänster utan insyn, eller värre, godtar leverantörens egna utskrivna intyg utan att krysskolla dem mot myndigheterna, riskerar hela kontrollkedjan att kollapsa. Svenska leverantörers F-skatt och momsregistrering måste alltid verifieras direkt hos Skatteverket, som är den enda instans med realtidsdata över svenska bolags skattestatus. När du gör affärer över gränserna med EU-leverantörer är det istället EU-kommissionens VIES-system (VAT Information Exchange System) som är den enda godkända källan för att bekräfta giltigheten av ett internationellt VAT-nummer. Parallellt med detta måste bolagets identitet, status (exempelvis om de är i konkurs) och behöriga firmatecknare stämmas av mot Bolagsverkets register för att säkerställa att du gör affärer med en existerande och solvent juridisk person.
När ska kontrollen göras?
- Vid ny leverantör: innan första betalningen eller innan leverantören läggs upp.
- Vid tjänsteköp: nära betalningstillfället eftersom F-skatt kan förändras över tid.
- Vid EU-handel: innan du tillämpar omvänd skattskyldighet eller accepterar VAT-numret.
- Vid förändringar: när bankkonto, bolagsnamn eller fakturauppgifter plötsligt ändras.
Så kontrollerar du F-skatt och momsnummer steg för steg
1. Kontrollera att organisationsnumret är korrekt
Kontrollera att organisationsnumret på fakturan eller i avtalet är korrekt angivet och matchar bolaget i offentliga register. Utan rätt identitet blir resten av kontrollen osäker.
2. Kontrollera F-skatt hos Skatteverket
Sök organisationsnumret hos Skatteverket och bekräfta att leverantören är godkänd för F-skatt. Om det gäller arbete eller tjänster ska du vara särskilt försiktig om F-skatt saknas, eftersom köparen i vissa situationer kan behöva göra skatteavdrag eller bära ytterligare ansvar.
3. Kontrollera momsnumret i rätt system
Svenska momsuppgifter kontrolleras mot Skatteverket. För leverantörer inom EU verifierar du VAT-numret via VIES. Kontrollera inte bara att numret ser rimligt ut, utan att det faktiskt går att verifiera.
4. Bekräfta bolagsstatus och företrädare
Använd Bolagsverket för att säkerställa att bolaget är aktivt och att kontaktpersonen eller undertecknaren verkar rimlig i sammanhanget.
5. Dokumentera kontrollen
Spara datum, tid, organisationsnummer, källa och resultat. Dokumentationen är ofta det som gör skillnaden mellan en genomförd kontroll och en kontroll som går att visa upp i efterhand.
| Situation | Kontrollkälla | Vad du verifierar |
|---|---|---|
| Svensk leverantör | Skatteverket | F-skatt och svenska momsuppgifter |
| Svensk leverantör | Bolagsverket | Aktivt bolag och rimlig bolagsidentitet |
| EU-leverantör | VIES | Giltigt VAT-nummer |
| Högriskleverantör | Kompletterande kontroll | Ekonomisk stress, varningssignaler och avvikande betalningsuppgifter |
Produktbevis
Dokumentera F-skatt- och momskontroll med tidsstämpel
Verifakt loggar kontroll mot Skatteverket, VIES och bolagsdata i samma flöde så att du har underlag för revision och intern attest.
Röda flaggor du ska reagera på
- F-skatt går inte att verifiera trots att leverantören fakturerar för arbete eller tjänster.
- Momsnumret matchar inte bolaget eller går inte att verifiera i rätt källa.
- Organisationsnumret saknar tydlig träff eller stämmer inte med fakturans namn.
- Bolagsstatus verkar instabil och kombineras med brådska eller ändrade betaluppgifter.
- Uppgifterna ändras nära betalning utan rimlig förklaring eller spårbar dokumentation.
Dokumentation och ansvar
Det räcker inte att ha kontrollerat. Du behöver också kunna visa vad du kontrollerade, när och med vilket resultat. Särskilt vid tjänsteköp blir dokumentationen en viktig del av köparens skydd om frågor uppstår i efterhand.
Om leverantören saknar F-skatt kan köparen i vissa situationer bli skyldig att göra skatteavdrag eller bära ytterligare skattemässigt ansvar. Därför bör osäkra fall alltid stämmas av innan betalning, inte efteråt.
Särskilda situationer
FA-skatt
FA-skatt fungerar i praktiken som F-skatt ur köparens perspektiv, men kontrollen ska fortfarande dokumenteras och kopplas till rätt fakturerande part.
Utländska bolag utanför EU
För leverantörer utanför EU finns inget centralt system som VIES. Då behöver du använda lokala skattekällor, kommersiell bolagsinformation eller annan verifierbar dokumentation.
Bemanning och konsulter
Kontrollera den part som faktiskt fakturerar dig. Om du köper via ett bemanningsföretag är det deras uppgifter som ska verifieras, inte enbart konsultens namn i projektet.
Om något inte går att verifiera
Stoppa betalningen tills uppgifterna är klara. Om osäkerheten kvarstår bör kontrollen föras in i en bredare leverantörskontroll, och om fakturan samtidigt har tydliga avvikelser bör du hantera den som en möjlig bluffaktura.