Hur bestrider man en bluffaktura? Att bestrida en bluffaktura innebär att du formellt och skriftligt invänder mot ett felaktigt betalningskrav, vanligtvis genom att stryka ett streck över fakturan, skriva "Bestrides i sin helhet, saknar beställning" och skicka tillbaka en kopia till avsändaren. Du ska aldrig betala en bluffaktura, inte ens för att "slippa besväret", eftersom det ofta leder till fler krav. Efter att du har bestridit fakturan måste du även polisanmäla händelsen som försök till fakturabedrägeri och kontrollera om företaget redan finns med på Svensk Handels varningslista. Genom att agera snabbt och strukturerat skyddar du ditt företag från både ekonomisk förlust och obefogade betalningsanmärkningar från Kronofogden.
Att råka ut för en bluffaktura som företag är tyvärr en vanlig operativ incident. I den här guiden går vi igenom exakt hur du ska agera steg-för-steg när du håller en misstänkt faktura i handen. Vill du veta mer om varför dessa metoder fungerar rekommenderar vi att du läser om grunderna i fakturabedrägeri.
Steg 1: Så bestrider du en bluffaktura formellt
Att kasta fakturan i papperskorgen är det sämsta du kan göra. Om du ignorerar kravet kan företaget gå vidare till inkasso och Kronofogden. Det viktigaste är att du skapar en dokumenterad spårbarhet (ett så kallat "pappersspår").
- Stryk över och skriv: Dra ett diagonalt streck över fakturakopian och skriv tydligt "Bestrides i sin helhet" samt "Ej beställt".
- Mejla kopian: Skanna eller fota fakturan och mejla den till den e-postadress som står på fakturan. Skriv även i mejlet att fakturan bestrids. Att använda mejl är bra eftersom du får en tidsstämpel på när invändningen skickades.
- Spara originalet: Returnera aldrig originalfakturan. Spara originalet samt en kopia av mejlet eller det rekommenderade brevet.
Steg 2: Polisanmäla fakturabedrägeri
Oavsett belopp måste du alltid anmäla händelsen till polisen. Blufföretag lever på att många företagare struntar i att anmäla för att summan är för liten, vilket gör att de obehindrat kan fortsätta.
Gör en polisanmälan antingen via polisens hemsida eller genom att ringa 114 14. Rubricera anmälan som försök till bedrägeri eller fakturabedrägeri. Se till att bifoga kopian av bluffakturan och beviset på att du har bestridit den. Ett tips är att alltid dela anmälan med din redovisningskonsult eller ekonomiansvariga, så att de är informerade om att leverantören ska svartlistas.
Steg 3: Kontrollera varningslista för bluffakturor
Det tredje steget är att granska avsändaren mer ingående. Finns de med på någon varningslista för bluffakturor? Svensk Handel publicerar löpande en varningslista över oseriösa företag.
Om avsändaren finns på varningslistan bör du informera all personal som hanterar post och mejl att vara extra vaksamma framöver. Du kan också bygga in ett proaktivt försvar genom en stark intern attestrutin. Det räcker ofta att snabbt kolla upp en okänd leverantör via Bolagsverket eller Skatteverket för att flagga en falsk faktura – läs mer om hur i vår kompletta guide för leverantörskontroll.
Vad händer om de skickar fakturan till Inkasso eller Kronofogden?
Det är en vanlig skrämseltaktik bland bedragare att snabbt skicka ett inkassokrav för att pressa fram en betalning. Det är därför ditt initiala bestridande är så viktigt.
Om du får ett krav från ett bluffinriktat inkassobolag ska du göra om processen: Bestrid inkassokravet på exakt samma sätt. Skulle kravet landa hos Kronofogden får du ett betalningsföreläggande. Bestrid även detta omedelbart och hänvisa till att du redan informerat avsändaren om att kravet är falskt. Kronofogden fattar inga egna beslut om kravets riktighet när du väl har bestridit det, utan bevisbördan hamnar helt på avsändaren – som vid det laget ofta backar undan för att undvika domstol.
Trött på att vara orolig? Låt Verifakt stoppa nästa bluffaktura innan den betalas.
Att hantera paniken när en bluffaktura trillar in tar enormt mycket energi från företagets kärnverksamhet. Genom att automatisera er fakturakontroll slipper du lägga tid på att ringa polisen och stryka fakturor med överstrykningspennor.
Verifakt är ett svenskt system som kopplas direkt till ditt affärssystem. Vi kontrollerar automatiskt varje inkommande faktura mot Svensk Handels varningslista, Skatteverket och Bolagsverket. Skulle en bluffaktura skickas in – flaggas den direkt som röd, så att du kan stoppa den innan betalningen går iväg.
Läs mer om hur du automatiserar er fakturakontroll och skyddar företaget från bluffar.